Теория применения PDF-принтера

Для создания нужного PDF – документа есть несколько основных способов:

  1. конвертировать файлы (MS Word.doc, MS Exel.xml, и т.д.) в PDF с помощью программ, установленных на компьютер;
  2. на своременной операционной системе вывести на печатать любой документ, а в качестве принтера указать «Сохранить как PDF»
  3. создавать PDF документы, используя виртуальный принтер. Для этого необходимо просто распечатать нужный документ (практически из любой программы) на виртуальный принтер. Установка программ на компьютер в этом случае не требуется

Что такое виртуальный принтер

Виртуальный принтер – это программа, работающая на сервере. При этом пользователь ее никак не видит, а пользуется этой программой как обычным принтером. Только вместо изображения на физической бумаге в лотке физического принера, появляется файл с изображением в определенной папке.

Что требуется для работы с виртуальным принтером:

  1. Установить (подключить) принтер;
  2. Создать ярлык на рабочем столе для удобного доступа в папку, где появляются PDF – файлы;
  3. Ознакомиться с архитектурой создания PDF – файлов (генерация имен, политики хранения PDF — файлов в папке,  вопросы безопасности, срок хранения, возможности оптимизации, ответственность отдела IT).

Настройка виртуального PDF-принтера

Установка (подключение) принтера

  1. Открыть Мой Компьютер – Диск P:virtualnyj-pdf-printer-1
  2. Зайти в папку Saved to PDF – это папка, куда записываются Ваши PDF-документы:virtualnyj-pdf-printer-2
  3. Зайти в папку Инструкции – в этой папке все инструкции и ярлыки для настройки:virtualnyj-pdf-printer-0
  4. В папке Инструкции нажать правой кнопкой мыши по Printer Save as PDF и выбрать подключить:virtualnyj-pdf-printer-4
  5. Ваш новый виртуальный принтер установлен. Он отображается как обычный принтер, и присутствует в списке вместе с другими физическими принтерами.

Создание ярлыка на рабочем столе

Теперь из этой же папки Инструкции перетащить Folder Saved as PDF на рабочий стол – это ярлык, с помощью которого можно быстро открывать папку, где хранятся ваши сохраненные PDF-документы:

Настройка завершена.

Инструкция по использованию

Воспользоваться сервисом вируальногог PDF-принтера можно с помощью печати на него. В любой программе отправьте документ на печать (Файл – Печать). В списке принтеров выберите виртуальный PDF – принтер Save as PDF (на srv2):
virtualnyj-pdf-printer-5

Нажмите OK.Зайдите в папку P:\Saved as PDF (по ярлыку на рабочем столе), найдите свой PDF-документ и скопируйте его из папки в любое место по усмотрению пользователя (на Рабочий стол, в Мои документы, и т.д.):
virtualnyj-pdf-printer-3

Именование, хранение, безопасность, оптимизация, ответственность

Именование PDF – документов

Виртуальный PDF-принтер создает файлы со следующей маской:

<дата><время> <имя пользователя>.pdf

Созданные документы легко найти по дате и времени. Также легко найти нужный документ по имени учетной записи, из которой документ отправлялся на печать (не важно с какого компьютера).
virtualnyj-pdf-printer-0

При использовании PDF-принтера подразумевается, что нужные созданные документы пользователь копирует в другую папку на его усмотрение, переименовывает копию документа и т.д.

Политики хранения документов в папке

Все пользователи имеют доступ к виртуальному PDF-принтеру. Документы, созданные всеми пользователями, хранятся в одной папке P:\Saved as PDF.

Вопросы безопасности

Папка с созданными PDF – документами P:\Saved as PDF имеет открытый характер. Доступ к ней имеют все пользователи, права ограничены только чтением.

ВНИМАНИЕ!
Не пользуйтесь PDF-принтером, если необходимо сохранить конфиденциальность информации!
Доступ чтения созданных PDF – документов имеют все сотудники КОМПАНИИ.

Сроки хранения PDF-документов

Сроки хранения созданных PDF-документов не установлены.

IT-отдел оставляет за собой право без предупреждения удалять навсегда из папки P:\Saved as PDF любые элементы (все файлы) старше 14 суток.

Предполагается, что пользователь сразу после создания копирует документ из папки.

Возможности оптимизации

  1. Назначение ответственным редактором созданных PDF-документов – конкретным пользователям назначаются права чтения, записи, удаления всех PDF-документов
  2. Смена маски именования PDF-документов при их создании
  3. Смена типа файла для сохранения – можно создавать не pdf, a jpeg, tiff,bmp – файлы (файлы изображения, «картинки»)

Ответственность отдела IT

Отдел IT ответственен за поддержание виртуального PDF-принтера в рабочем состоянии, а также его конфигурирование, предоставлении возможности пользоваться им всеми сотрудниками компании.

Отдел IT не ответственен за содержательность создаваемых PDF-документов, за сохранность конфиденциальности информации в создаваемых PDF-документах, за сохранность в папке элементов (любых файлов) старше 14 суток.